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档案业务知识

作者: 来源:本站原创 点击数: 发布时间:2017年10月11日 字体:

 

1、什么是档案?  档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

2、什么是公共档案?公共档案是指国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为社会所有的档案。

3、私人档案:私人或私人组织在社会活动中形成的为私人所有的档案。

4、文书档案:反映党务、行政管理等活动的档案。

5、科学技术档案:反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。

6、专业档案:反映专门领域活动的档案。

7、音像档案:记录声音或影像的档案,包括照片、影片、录音带、录像带等。

8、文件:国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。

9、电子文件:以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理并可在通讯网络上传输的文件。

10、原件:最初产生的区别于复制件的原始文件。

11、复制件:与原件内容相同的复制品。

12、文稿:文件起草过程中形成的历次稿子,可分为草稿和定稿两种。

13、文本:同一文件由于作用不同而形成不同的版本,可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。

14、文种:按性质和用途确定的文件种类的名称。

15、档案室:国家机构、企事业单位或其他社会组织内部设置的集中管理本单位档案的专门机构。

16、综合档案馆:按照行政区划或历史时期设置的管理规定范围内多种门类档案的具有文化事业机构性质的档案馆。

17、专业档案馆:管理特定范围专门档案的档案馆。

18、部门档案馆:专门主管部门设置的管理本部门及其直属机构档案的档案馆。

19、企业档案馆:企业设置的管理本企业档案的档案馆。

20、档案资料目录中心:集中管理若干档案馆、档案室特定范围档案资料目录并提供检索服务的专门机构。

21、文件中心:介于文件形成机构和档案馆之间的中间性或过度性文件管理机构。

22、收集:档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。

23、归档:办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。

24、移交:档案室或档案馆等按照国家规定把档案交给接受方档案馆保存的过程。

25、接收:档案馆、档案室按照国家规定收存档案的过程。

26、征集:档案馆按照国家规定征收散存档案、散失档案和其他有关文献的活动。

27、寄存:档案所有者在保持其法定所有权的情况下,将档案存放在档案馆的行为。

28、档案鉴定:判定档案真伪和价值的过程。

29、保管期限:对档案划定的存留年限。

30、保管期限表:规定档案保管期限的文件。

31、销毁:经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。

32、销毁清册:登录被销毁档案题名、数量等内容并由责任人签署的文件。

33、档案整理:按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目,使之有序化的过程。

34、立档单位:构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。

35、全宗:一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。

36、联合全宗:由两个或两个以上立档单位形成的互有联系不易区分全宗而作为一个全宗对待的档案整体。

37、汇集全宗:由若干个文件数量很少且具有某些共同特征或联系的小全宗组成的作为一个全宗对待的档案整体。

38、全宗群:由若干个具有时间、地区、性质等共同特征的全宗组成的群体.

39、案卷:由互有联系的若干文件(2.12)组合成的档案保管单位。

40、立卷:将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。

41、档号:以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

42、档案检索:存储和查找档案信息的过程。

43、编目:按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。

44、著录:对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

45、标引:对档案内容进行主题分析,赋予检索标识的过程。

46、主题词:在标引和检索中用以表达文献主题的规范化的词或词组。

47、检索工具:用于存储、查找和报道档案(2.1)信息的系统化文字描述工具,是目录、索引、指南等的统称。

48、案卷目录:以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。

49、卷内文件目录:登录卷内文件题名和其他特征并固定文件(2.12)排列次序的表格,排列在卷内文件之前。

50、全引目录:以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录相结合按一定次序编排而成的一种档案目录。

51、分类目录:依据分类表按照分类标识以一定次序编排而成的一种档案目录。

52、专题目录:按照特定专题以一定次序编排而成的一种档案目录。

53、索引:指明档案或目录的某种特征,以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。

54、文号索引:指明文件编号及相应档号,以一定次序编排而成的一种档案索引。

55、人名索引:指明人名及相应档号,以一定次序编排而成的一种档案索引。

56、地名索引:指明地名及相应档号,以一定次序编排而成的一种档案索引。

57、全宗介绍:介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。

58、专题介绍:介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。

59、档案利用:利用者以阅读、复制、摘录等方式使用档案的活动。

60、大事记:按照时间顺序简要记述一定范围内发生的重大事件、重要活动的一种档案参考资料。

61、组织沿革:系统记述一个机构(地区、行业)体制、职能等基本状况变迁过程的一种档案参考资料。

62、基础数字汇集:以数量特征反映一个地区(机构、行业)基本情况的一种档案参考资料。

63、专题概要:简要记述某一特定的社会事物或自然现象产生、发展、变化情况的一种档案参考资料。

64、全宗卷:由说明全宗历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷。

65、归档文件整理程序:(一)、确定整理环节:档案整理环节,就是在一个机关或一个立档单位内,选择谁来承担归档文件的整理任务和负责归档文件整理工作实施,确定整理环节,必须要建立健全文书处理部门的整理归档制度,这是归档文件整理能否顺利进行,能否保证质量的关键性工作环节;(二)确定分类方案包括选定分类方案和设置简要类目;(三)收集文件材料;(四)鉴定包括鉴定年度和鉴定归档与不归档文件材料;(五)文件装订;(六)分类[执行分类方案:按保管期限分类、按机构问题分类];(七)编研材料;(八)文件排列;(九)装盒;(十)文件编目;(十一)排盒移交。

66.归档文件整理的原则:遵循文件的形成规律,保质文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

67、文件转化为档案的条件:、

第一、办理完毕的文件才能做为档案保存。

第二、对日后查考有利用价值的文件才有必要整理归档。

第三、整理归档工作应遵循一定的原则和方法。

68、分类大纲:它是指在一年的实际公文尚未形成之前,事先依据本机关工作职权范围和公文形成的规律,按照公文归档的原则和方法,对当年内可能形成的公文进行初步分类,并编制归档计划。分类大纲是档案分类体系的指导性文件,立档单位不同,职能活动不同,它们所形成的档案的内容、成分都各有特点。在编制分类方案前,要搞好调查研究,熟悉本单位的工作性质、职权范围、内部分工、文书处理工作组织形式等情况,全面了解本单位档案的形成过程及其数量和成分。

一般来讲,编制分类方案有表格式和框架式、陈列式三种方法。

69、如何保证文件材料的完整、准确、系统?

文件材料的形成、积累、整理、归档工作应列入单位的管理程序,列入各部门职责范围,列入有关人员岗位责任制,实行“三纳入”(即纳入领导议事日程,纳入单位工作计划,纳入岗位目标考核),“四参加”(即档案部门应参加产品鉴定会,基建工程竣工验收会,设备开箱验收,科研课题鉴定会)制度。

70、档案库房应符合什么要求?

单位应有适应需要的、独立的档案管理库房,符合“九防”要求。即防火、防潮、防高温、防盗、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染。以保证档案的完整、安全和有效利用。

71、文件材料归档是否办理交接手续?

文件材料整理后由档案部门集中管理,任何人不得据为己有或拒绝归档。各部门向档案室移交文件材料时,应建立完备的交接手续,交接手续应一式两份,相关部门和档案室分别签字后各保存一份,以便查找。

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